Khi lựa chọn văn phòng, cần phải nắm được các tiêu chí sau

Khi lựa chọn văn phòng, cần phải nắm được các tiêu chí sau

27/03/2021 0 Nguyễn Thị Hạnh 914

Sau những vấn đề cơ bản nhất về bài toán kinh tế để đặt một văn phòng làm việc. Thì yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của công ty. Mà bạn không được bỏ qua chính là vị trí phong thủy. Với những doanh nghiệp kinh doanh thì phong thủy luôn là yếu tố được chú trọng. Đặc biệt là phong thủy của trụ sở doanh nghiệp và văn phòng giao dịch. Bởi theo các doanh nghiệp thì phong thủy văn phòng có ảnh hưởng tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Các tiêu chí bạn cần quan tâm khi lựa chọn văn phòng là gì?

Bên cạnh vị trí văn phòng, giá thuê mặt bằng, nội thất hay trang thiết bị trong phòng… Bạn cần phải nắm được tiêu chí khác như an ninh, chất lượng quản lý hay phong thủy văn phòng. Đó là những tiêu chí cơ bản và quan trọng có thể ảnh hưởng trực tiếp. Hay gián tiếp đến kết quả kinh doanh. Bài viết sau exu sẽ giúp các bạn nắm được các tiêu chí và áp dụng cho văn phòng của mình.

Vị trí của văn phòng

Khi lựa chọn văn phòng, cần phải nắm được các tiêu chí sau

Vị trí đặt thuê văn phòng là tiêu chí khá quan trọng. Đây phải là một vị trí thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch. Có hướng và phong thuỷ tốt.

Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát. Cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông. Ngoài ra, người đi thuê cần chú ý về việc ngập lụt, nhiều người kiêng vùng bị ngập lụt. Một số nơi khi mưa lớn thường bị ngập lụt là đoạn dốc Bà Triệu, Thợ Nhuộm, Phố Quang Trung đoạn hồ Thuyền Quang, phố Bạch Mai, Trương Định).

Môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí… lân cận vị trí thuê cũng khá quan trọng. Ví dụ: gần đây một số khu vực được nhiều người chọn thuê do có nhiều quần thể văn phòng xung quanh như. Láng Hạ, Nguyễn Chí Thanh, Trung Hòa, phố Triệu Việt Vương, Bùi Thị Xuân, Kim Mã. Đào Tấn, Liễu Giai, Phạm Hùng, Hoàng Quốc Việt, Duy Tân …

Ngoài ra, việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.

Trang thiết bị văn phòng

Về trang thiết bị văn phòng, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm. Hay là hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí. Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn. Không khó để có thể nhìn thấy vẻ sốt ruột của những nhân viên làm việc trong những tòa nhà cũ. Khi mỏi chân chờ đợi thang máy hay đi tìm phòng vệ sinh.

Khi lựa chọn văn phòng, cần phải nắm được các tiêu chí sau

Ngoài ra, nhà vệ sinh rỉ nước, hay phòng làm việc trống trơn gây cảm giác khó chịu. Đó sẽ là một trong những điểm mà ít nhân viên nào chịu được.

Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định. Do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra. Có thể gây ra chi phí thất thoát lớn. Việc mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính. Gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục.

Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện. Làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.

Giá thuê văn phòng

Đây là yếu tố không kém phần quan trọng khi bạn tìm kiếm văn phòng cho thuê. Cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty.

Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không ? Ban Quản lý là ai ? diện tích thuê ? các trang thiết bị trong toà nhà…

Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu. Ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính. Tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này.

Bên cạnh đó, việc tính tiền điện điều hoà ngoài giờ hành chính cũng gây tranh cãi khá nhiều. Do ngoài giờ hành chính thường văn phòng không dùng hết công suất và hệ thống điều hòa trung tâm. Việc chia nhỏ diện tích cho từng khu vực khá phức tạp thông thường tính theo miệng gió.

Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.

Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người. (Bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).

Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng. Vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư. Nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.

Lưu ý, có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu. Và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…

Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê. Vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ. Nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.

An ninh, chất lượng quản lý

An ninh tại khu văn phòng cần được đảm bảo vì tài sản của công ty là một khối khá lớn. Nếu xung quanh tòa nhà, trộm cướp hoành hành không những tài sản bị mất. Mà còn đe dọa đến tính mạng con người, tính mạng của nhân viên trong công ty.

Với chất lượng toàn nhà thì xét đến thiết kế mặt bằng, phải tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng. Và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Mặt bằng phải được thiết kế để có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.

Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm

Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ. Đây là tiêu chí quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.

Phí Quản lý

Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…

Chỗ để xe – Giá cả & số lượng

Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn. Tuy nhiên hầu hết nhu cấu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó.

Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí. Nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.

Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng

Chắc chắn tùy vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của công ty mà trước khi chính thức chuyển văn phòng. Công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này sẽ tốn từ 1 tới 2 tháng. Nên bạn nên thương lượng với chủ đầu tư việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa. Hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và bố trí lại Văn phòng.

Đảm bảo về mặt pháp lý

Xem xét thủ tục pháp lý đi kèm cùng với giá cả ổn định, hợp lý, giảm thiểu rủi ro cũng là một tiêu chí doanh nghiệp nên lưu ý để chọn được văn phòng cho thuê chất lượng nhất.

Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.

Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như. Lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi. Khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Nguồn: maisonoffice.vn